忙しい人のための人生がうまくいくスケジュール方法

はじめに

人は、一生の中で様々な立場や役割の人物になって生きていかなくてはなりません。

家族としての自分、会社の中での自分、地域社会の中の自分、自分そのもの・・・。それぞれの役割において自分自身を変化させていることもしばしばあります。それでも積み重なるタスクを目の前に、全ての役割を全うできないことがあります。それが誰かを傷つけたり、自分自身を傷つけたりする前に、時間の遣い方上手になりたいものです。

スケジューリングが幸せにつながる理由

環境に流されない

環境に流されるとは

頭では、帰ったら息子と遊ぼう、愛犬をひたすらかわいがろう、久しぶりにお父さんとお酒を飲み交わそうと考えていても、実際はできないことがあります。日々、目の前のことを片付ける生活をしていたらそうなるのもやむを得ません。仕事や家事などは期限や手を付けない限界が目に見えて分かります。また、やらなければいけないことであるこれらは、忘れないでやらなければいけないというプレッシャーを私たちにかけてきます。期限があるだけで、それが差し迫ったものでなかったとしても、期限やプレッシャーのせいで、私たちは流されてしまうのです。早急な対応が必要かも分からない日々のタスクに埋もれて、家で待つ息子が寂しそうなのも、愛犬が自分のところに来なくなったことも、お父さんとの会話が減ったことも気がつかないのです。

スケジューリングで環境を作る

社会の中で生きていくのであれば、自覚がないままに流されてしまうことは往々にしてあることでしょう。あなたが悪いわけではありません。でも、環境に流されてしまうことを食い止めるためには、自分で環境を作ることが必要です。その環境作りに適しているのがスケジューリングです。スケジュールとは主に仕事の予定や、美容院の予約や、旅行などのイベントを書き込むことだけのことだと思っていませんか？スケジュール帳はもっと自由に使っていいのです。帰宅後の小さな予定を書きこんで構いません。息子と自転車の練習を１時間する、愛犬の散歩に○○公園に行く、居酒屋の予約のように「父　18：00～」でも構わないのです。頭で覚えて行動するのには限界があります。より確実に"予定”として意識しやすいように、自分で環境をメイクしましょう。

自分にとって大切な人を大切にできる

 環境を自分で整えるようになると、大切な人を大切にできるようになります。「大切な人を大切にする」これは当たり前のように聞こえますが、スケジューリングをしなければ難しいことでもあります。でも、自分の大切な人を大切することは、必ず自分の幸せに繋がっていることは誰もが分かっています。そして同様に自分自身のことも大切にできます。「自分」は「自分にとって大切な人」です。自分のために自分が喜ぶための時間を作ることも、幸せな気持ちになるために必要です。スケジューリングはただの備忘録ではありません。自分の一日、一週間、一か月をどんなものにしたいのかを自分でメイクする、人生を自発的にすることでもあるのです。

どうスケジュールするか？

小さなことだけど大事なことを書く

愛する夫のために手料理をする１時間や、家族に手紙を書く30分や、子供に本を読み聞かせる20分など、日常行っているような程度のことを書きます。けれどもこれらは、自分の人生の中で、最も大切な時間と言っても過言ではないのではないのでしょうか？流された生活の中では、何日も惣菜が並ぶ食事が続いたり、家族への連絡が滞ったり、子供への読み聞かせの時間を他の家族に譲ったり、無意識に積み重ねてしまいます。小さなことだけれど大事なこと、書き留めましょう。

ざっくり予定を活用

一か月単位のざっくりとした予定を書くこともオススメです。例えば、誰かと久しぶりに連絡を取って「また近いうちに連絡してね！」と口約束した時、２か月くらい先の手帳にどの日と決めずにその月にやることとして、「○○さんに連絡」と書いておきます。その月までに連絡を取っていなければ、連絡をしてみることができます。友人を大切にしたい気持ちは誰もが持っています。しかしそれを行動に移したらもっと楽しくなりますね。

仕事を早く終わらせるスケジュールと心構え

予定があれば早く帰れる！？

暮らし、人生を充実させるために、私生活の予定を上手くスケジュールしても、仕事が終わるか不安ですよね。しかし、仕事終わりの時間に予定が入っていると、何故だか人はいつもより早く帰ることができます。思い当たる人も多いかと思いますが、会社の飲み会があって必ずその時間までにいかなくてはいけない時や、病院に行く予約をしていて定時には会社を出ないといけない時などには、たいてい帰ることができているものなのです。結局、普段遅くまで会社で仕事をしている人に足りないのは「なにがなんでも帰る」という強い気持ちということです。この強い気持ちの先にあるのは、逆算した段取りを組むことです。つまり、帰る時間から逆算して効率よく仕事をする方法を知っていれば、定時退社に近づくことができるはずなのです。

1か月単位、1週間単位、各日にち　3つの単位でTO DO LISTを作る

早く帰宅することができる人は、その日だけに限らず1週間単位や1か月単位でやるべきことを把握できています。まず新しい月が始まる前に、その月にやる必要が出てくる大体の仕事を把握します。その月にやる仕事をこなすためにしなければいけないことを、週ごとに割り振ります。最後に予定具体的な日にちを決めるという具合で予定を埋めていきます。先を見通せている状態で仕事をするので、焦る必要もなくその日にできなくてもどの日に予定を入れなおせばよいかが一目瞭然です。勤めている会社の年間スケジュールや月間スケジュールなど、ある程度決まっているものは、あらかじめ自分のスケジュール帳に記して把握しておきましょう。

予定は詰め込みすぎない

〇時にお得意先に訪問をして、〇時に来客が来て、〇時に会議、この日までに1時間かけて作らなければいけない書類があって・・・。こんな具合で予定を詰め込みすぎてしまうことは、ただモチベーションを下げるだけなのでオススメしません。オススメするのはその日に必ずやり遂げたいことを決めることです。その日のメインイベントを決めて、それに関することをきちんとやることを目標にします。そうすると、万が一終わらない仕事があっても達成感を得られ、何も成果がない日がなくなります。あらかじめ余裕を持てるように予定を組んでおくことも、早く家に帰るためには大切なことです。

余裕をもって出社する

いつもより少しだけでOKです。自分の立てた計画を落ち着いて確認し、段取りを思い出す余裕を作りましょう。TO DO LISTは便利ですが、その都度確認しながらやるよりも、あらかじめやることを認識しておいたほうが、スムーズに次のTO DOに移ることができます。気持ちを整えたり、頭を整理するだけでなく、軽くデスク周りを整えるだけでも、その後の仕事のはかどり方が変わってきます。また、移動中の時間を使える人は、移動しながら仕事の段取りを頭に入れることができますし、仕事のことで絶対に覚えておきたいことをおさらいしておくことで、ミスを減らし無駄な仕事を増やさずに済みますよ。時間的な余裕、そして心理的な余裕が大切です。

「都度やる」を心掛ける

計画を立てていても周囲からお願いされる仕事など、思いがけない仕事ができることがありますよね。物にもよりますが、そのお願いされたものはすぐに簡単に確認してしまいましょう。自分が立てた計画上の仕事と、その仕事のどちらを先に終わらせた方がよいのかを判断するためです。「全て終わってから目を通そう」とすぐに後回しにすることは、結局できないもしくは残業することになるのでオススメできません。

決まっている仕事はルーティン化する

毎年の恒例行事のような大きなルーティンは、１つ目のTO DO LIST化の際に把握しておきますが、毎日している仕事もあるかと思います。主に社内報の確認や日報、報告書の作成やメールの確認などは、いつどこでどの順番で行うのかを決めておけば、計画を練る時間をかけずに済ませてしまうことができるだけでなく、抜け漏れも抑えることができます。出社時や退社前の30分程度を、そのルーティンの分空けておくことで余裕も生まれますね。

さいごに

スケジュール帳は、やらなければいけないことだけを書くだけでなく、自分が大切にしたいものを可視化させることができるものでもあります。自分が目の前のことを片付けるだけの人生を歩んでいるうちに、大切な人達が悲しい思いをしないように、そして何よりも自分が幸せを感じることができるようにするために、自分の役割を今一度見直し、そして今崩れているバランスがあれば補修していきましょう。バランスの欠如に気づけたのであれば、それに取り組む最善の時はここから先、“今”しかないのです。仕事でもプライベートでも、余裕ない毎日や切羽詰まった仕事環境を作るのも、余裕がある毎日や大切な人たちとの時間を作るのもスケジュール次第です。スケジュール帳を上手く活用して、見通しがよく余裕のある毎日を手に入れましょう。

KATO